Yhteydenottolomakkeella
Puh. +358 50 505 2665
info@nuovo.fi
Kamppi
Ruoholahdenkatu 8, 7. krs.
00180 Helsinki
Tämä on Suomen kotilääkäripalvelu Oy:n potilasrekisterin tietosuojaseloste. Selosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja sinusta (rekisteröidystä) kerätään, mitä teemme tiedoilla, ja miten voit olla yhteydessä meihin koskien henkilötietojesi käsittelyä.
Suomen Kotilääkäripalvelu Oy (y-tunnus 1911124-5)
Ruoholahdenkatu 8, 00180 Helsinki
Puhelin: 040 5563011
Sähköposti: info(at)terveydenhuolto.com
Rekisteriasioista vastaa: Jani Korpela
Potilasasiamiehenä toimii: Kariitta Korpela
Potilasasiamiehen tehtävänä on:
• neuvoa potilaita potilaan asemaan ja oikeuksiin liittyvissä asioissa
• avustaa potilasta muistutusten ja potilasvahinkoilmoitusten tekemisessä sekä mahdollisten kurinpito- ja oikeustoimienvireille panemisessa
• tiedottaa potilaan oikeuksista sekä
• toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi
Suomen Kotilääkäripalvelu Oy:n potilasrekisteri on sen eri toimintayksiköissä yhteiskäytössä niiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palveluntuottajina Suomen Kotilääkäripalvelu Oy:n tiloissa. Yhteisrekisteriä käyttävät em. terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat tehneet erillisen palveluntuottosopimuksen Suomen Kotilääkäripalvelun kanssa.
Kukin erillinen Suomen Kotilääkäripalvelu Oy:n yhteisrekisterin pitoon liittynyt itsenäinen ammatinharjoittaja tai oman yhtiön kautta palveluja tuottava yritys on itsenäinen rekisterinpitäjä ja tekee oman rekisteriselosteen ollen vastuussa omien rekisteriensä osalta niiden laillisuudesta ja laillisesta käytöstä. Suomen Kotilääkäripalvelu Oy:n ja itsenäisten ammatinharjoittajien sekä oman yhtiön kautta palveluja tuottavan yrityksen potilasrekisterit ovat erillisiä rekistereitä, jotka on teknisesti pidettävä erillään eikä niiden sisältämiä tietoja voi luovuttaa ilman potilaan suostumusta sivullisille, ellei luovutukseen oikeuttava lainsäädäntö muuta määrää. Eri rekisterinpitäjät ovat sivullisia suhteessa toisiinsa, vaikka he toimivat samoissa tiloissa.
Suomen Kotilääkäripalvelu Oy vastaa koko potilastietojärjestelmän teknisestä ylläpidosta, tietoturvasta ja koko potilastietojärjestelmän laillisesta toiminnasta sekä tietosuojan toteuttamisesta järjestelmän osalta. Joistain rekisterinpitäjän tehtävistä kuten esimerkiksi potilasasiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista lain velvoittamalla tavalla, voivat Suomen Kotilääkäripalvelu Oy ja toinen itsenäinen rekisterinpitäjä tai palvelun tuottaja sopia keskenään kirjallisella sopimuksella.
● potilaiden tutkimusten ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja
seuranta sekä asiakassuhteen ylläpito ja seuranta
● terveydenhuoltopalveluiden tuottaminen ja niistä raportointi yrityksille, yhteisöille
ja yksityishenkilöille
● hoidon seuranta ammatillisen kehittymisen perusteella ja hoidollisen laadun ja
vaikuttavuuden varmistamiseksi ja mittaamiseksi
● rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi, laskutus
ja perintä sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen
edellyttämät tehtävät
● potilaalle tarkoituksenmukaisten tarkastusten ja hoitotoimenpiteiden arvioiminen
lisäksi potilaiden yhteystietoja voidaan käyttää asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden
kartoittamiseksi
Potilasrekisteri muodostuu sähköisistä potilaskertomustiedoista, jotka on suojattu Suomen Kotilääkäripalvelun tietoturvaohjeistuksen mukaisesti.
- POTILAS: Potilaan ilmoittamat tiedot
- HOITOHENKILÖKUNTA: Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot
- TOINEN TERVEYDENHUOLLON TOIMINTAYKSIKKÖ TAI TERVEYDENHUOLLON AMMATTIHENKILÖ: Muista terveydenhuollon yksiköistä hankitut tiedot
Osarekisterit ovat: Potilasrekisteri (perustiedot), ajanvarausrekisteri, potilaskertomustiedot, laskutusrekisteri.
Perustiedot
Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, tarvittaessa potilaan nimeämä lähiomainen/alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut tunnistetiedot. Tieto siitä, salliiko potilas tallentamisen Suomen Kotilääkäripalvelu Oy:n yhteiseen rekisteriin ja suostuuko potilastietojen luovuttamiseen hoitosuhteen niin edellyttäessä Suomen Kotilääkäripalvelu Oy:ssä toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden välillä. Potilaan antamat suostumukset tietojen käsittelyyn ja luovutukseen liittyen.
Potilaskertomustiedot
Potilaan hoidon kannalta eri terveydenhuollon ammattilaisten käytössä välttämättömät terveydentilatiedot (potilaskertomustiedot, lähetteet, lausunnot sekä lomaketiedot).
Potilaan toimittamat terveys- ja omahoitotiedot.
Ajanvaraustiedot
Asiakas, päivä, ajankohta, paikka ja kenelle aika on varattu.
Laskutustiedot
Hoitoa ja tutkimuksia koskevat laskutustiedot. Hoitoon liittyvät maksajatiedot.
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 § ”potilaslaki”) ja henkilökunnalla ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.
Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan yksilöidyllä suostumuksella tai, jos asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.
Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää potilaan suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus.
Kelan Reseptikeskus
Potilaan sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kansaneläkelaitos. Lisätietoa www.kanta.fi.
Edellä mainitusta poiketen potilastietoja voidaan luovuttaa potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla seuraavasti
(kenelle mitä tietoja, luovutuksen peruste ja luovuttamistapa):
Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus
Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.
Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö tai terveydenhuollon ammattihenkilö
Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, potilaan suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.
Potilaan lähiomainen tai muu läheinen
Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.
Kuolleen henkilön tietojen luovuttaminen
Salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu vielä henkilön kuoltua. Näin ollen myöskään kuolleen henkilön tietoja ei saa luovuttaa ilman laissa olevaa perustetta. Potilaan kuoltua saadaan hänen elinaikanaan annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja antaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. Luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Tiedot voivat olla tarpeen esim. vainajan tekemän oikeustoimen (esim. testamentti) pätevyyden selvittämiseksi tai kuolemaan liittyvän mahdollisen hoitovirheen tai vainajan sairastaman perinnöllisen sairauden ilmenemismahdollisuuden selvittämiseksi.
Tarpeelliset tiedot annetaan harkinnan mukaan joko lausuntona tai jäljennöksinä potilasasiakirjoista.
Tutkimuskäyttö
Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä potilaslain 13.4 §:ssä säädetään.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Järjestelmästä ei luovuteta tietoja Euroopan unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tarkastusoikeuden sisältö
Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot
- Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä.
- Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Mikäli vain osa rekisteriin merkityistä tiedoista jää em. perusteella tarkastusoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut hänestä talletetut tiedot.
- Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta yhden kerran vuoden aikana toteutettuna
Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella, jonka saa Suomen Kotilääkäripalvelun toimipisteistä, verkkosivuilta tai potilasasiamieheltä. Tarkastusoikeus toteutetaan joko henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai toimittamalla potilaalle sairauskertomuskopiot.
Tarkastuspyyntö osoitetaan toimipisteeseen, jossa tarkastuspyynnöstä päättää toimipisteen vastaava lääkäri.
Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy tietojen antamisesta, kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus. Todistuksessa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut vastausta rekisteröidylle. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Potilaan henkilöllisyyden tarkistaminen ennen tietojen luovuttamista
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Rekisteröidylle varataan ilman aiheetonta viivytystä tilaisuus tutustua hänestä rekisteriin talletettuihin tietoihin. Pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Tiedon korjaamista ei kuitenkaan saa suorittaa potilaan vaatimalla tavalla, jos tieto potilaan tutkimuksen tai hoidon kannalta arvioiden on tarpeellinen/välttämätön ja tiedon tallentamiselle on lain mukaiset perusteet. Hoitovastuuseen liittyvien syiden vuoksi on terveydenhuollonrekistereissä säilytettävä myös aikaisempi tieto asianmukaisin korjausmerkinnöin (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 289/2009).
Tiedon korjaamisvaatimus tehdään aina kirjallisena. Vaatimus tulee yksilöidä ja perustella riittävästi käyttämällä tätä tarkoitusta varten laadittua Rekisteritietojen oikaisuvaatimuslomaketta, joka on saatavilla yksiköistä tai potilasasiamieheltä. Tiedon korjaamista koskeva vaatimus osoitetaan potilaan allekirjoittamana kyseiseen toimipaikkaan, josta vaatimus ohjataan vastaavalle lääkärille. Korjauksen tekee ensisijaisesti alkuperäisen kirjauksen tehnyt henkilö tai mikäli tämä ei ole mahdollista, vastaava lääkäri. Potilaan hoidon kannalta tarpeettomat tiedot tulee poistaa.
Korjatut ja mahdollisesti poistetut tiedot jäävät tausta-aineistoon ja ovat sieltä myöhemmin todennettavissa.
Jollei vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, siitä on annettava potilaalle kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Lisäksi on ilmoittava valitusmahdollisuudesta ja annettava muutoksenhakuohjeet.
● Jos jonkun tiedon antaminen on perustunut potilaan suostumukseen, eikä tiedon säilyttämiselle ole muuta laissa määrättyä perustetta, on potilaalla oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa, ja oikeus vaatia tiedon poistamista;
● Oikeus saada tiedot itselleen yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa;
● tehdä rekisteriä tai tietojen käsittelyä koskeva valitus kohdassa 1 mainitulle potilasasiamiehelle ja/tai kohdassa 9 mainitulle viranomaiselle.
Potilasasiakirjojen ja hoitoon liittyvän muun materiaalin säilyttämisajat ja hävittäminen
Potilasasiakirjoja on säilytettävä vähintään tämän asetuksen liitteessä tarkoitettu aika:
https://www.finlex.fi/data/sdliite/liite/5678.pdf
Kun tämän asetuksen liitteessä tarkoitettu säilytysaika on päättynyt tai kun sen jälkeen säilytetyt potilasasiakirjat, eivät enää ole välttämättömiä potilaan hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi, on hoidon järjestämistä vastaavan terveydenhuollon toimintayksikön ja itsenäisesti ammattiaan harjoittavan terveydenhuollon ammattihenkilön huolehdittava siitä, että potilasasiakirjat ja muu edellä tarkoitettu materiaali hävitetään välittömästi ja siten, että sivulliset eivät saa niistä tietoa.
Lokitietojen säilyttäminen
Lain mukaan lokitiedot tulee säilyttää eheinä ja muuttumattomina vähintään 12 vuotta niiden syntymisestä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.